Tài liệu hướng dẫn sử dụng

1Điền thông tin đăng nhập

Form đăng nhập gồm các trường:

• Tên truy cập — tên đăng nhập do ITOMO cấp.
• Mật khẩu — mật khẩu tương ứng.
• Giữ tôi luôn đăng nhập — tích chọn nếu muốn hệ thống ghi nhớ phiên (khuyến nghị chỉ dùng trên máy cá nhân).

Sau khi điền đầy đủ, nhấn nút ĐĂNG NHẬP để truy cập. Nếu sai thông tin, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi ngay tại form.

1Chọn khoảng thời gian thống kê

Ngay đầu trang có 2 ô chọn ngày Từ ngày và Đến ngày (mặc định là tháng hiện tại). Mọi chỉ số bên dưới sẽ tự động tính lại khi thay đổi khoảng ngày. Có biểu tượng mũi tên swap-right giữa 2 ô để hoán đổi nhanh ngày bắt đầu/kết thúc.

2Các chỉ số hiệu suất (KPI cards)

Bốn thẻ chỉ số chính của nhân viên thu trong kỳ đang chọn:

• Tổng hồ sơ của tôi — số hồ sơ BH đang phụ trách, kèm phần trăm so với kỳ trước.
• Doanh thu — tổng phí thu được trong kỳ, kèm % so với tháng trước.
• Đã nộp — số tiền đã nộp về công ty, kèm số còn treo.
• Công nợ chưa nộp — tổng công nợ, làm nổi bật Nợ quá hạn bằng số phụ.

3Tác vụ của tôi & Cảnh báo khẩn

Khối Tác vụ của tôi gom các hành động ưu tiên cần xử lý hôm nay: Hồ sơ cần thu tiền, Công nợ quá hạn cần nộp. Mỗi mục có nút mũi tên arrow-right để chuyển nhanh sang trang danh sách tương ứng.

Khối Cảnh báo khẩn hiển thị các sự cố hệ thống (mất kết nối BHXH, hồ sơ quá hạn nộp, v.v.). Khi không có cảnh báo, hệ thống hiển thị dòng "Không có cảnh báo khẩn."

4Danh sách gần đây & Cần liên hệ gia hạn

Cuối trang có 2 danh sách rút gọn: Hồ sơ của tôi (kèm nút Xem tất cả chuyển sang menu Hồ sơ Bảo hiểm) và Cần liên hệ gia hạn (các hồ sơ sắp đến hạn cần nhắc khách gia hạn).

5Thanh tìm kiếm nhanh (header)

Ô tìm kiếm Tìm kiếm hồ sơ bảo hiểm... ở header dùng để tra cứu nhanh hồ sơ từ bất kỳ trang nào trong hệ thống.

1Bộ lọc & tìm kiếm hồ sơ

Thanh công cụ phía trên bảng gồm:

• Ô tìm kiếm — nhập CCCD, mã HSBH, tên người tham gia hoặc tên nhân viên thu.
• Từ ngày / Đến ngày — lọc theo ngày tạo hoặc ngày hiệu lực.
• Trạng thái thu tiền — dropdown lọc theo trạng thái thanh toán.
• Nút Lọc — áp dụng các điều kiện đã chọn.
• Nút Xuất File — xuất danh sách đang lọc ra Excel/PDF.

2Thẻ tổng hợp trạng thái hồ sơ

Dãy thẻ nhỏ phía trên bảng hiển thị số lượng hồ sơ theo từng trạng thái, cho phép nhân viên thu nắm nhanh tình hình:

3Tạo hồ sơ bảo hiểm mới

Nhấn nút Tạo hồ sơ mới ở góc phải thanh công cụ để mở form tạo. Form gồm nhiều khối:

1. Thông tin Hồ sơ — chọn loại nghiệp vụ (Hồ sơ mới / Gia hạn), sản phẩm BH (BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình, BHXH hộ nghèo, hộ cận nghèo, dân tộc thiểu số, hộ nông lâm mức sống trung bình…), ngày hiệu lực, địa bàn.
2. Danh sách người tham gia — chọn hộ gia đình đã có hoặc thêm người tham gia mới qua nút plus Thêm dòng.
3. Thông tin cá nhân từng người — họ tên, mã BHXH, CCCD, ngày sinh, giới tính, sổ KCB, hạn thẻ.
4. Đăng ký KCB — tỉnh/thành phố và bệnh viện đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
5. Tài chính — mức đóng, tỷ lệ đóng (mặc định 22%), phương thức đóng (1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng), số tiền tự đóng.
6. Địa chỉ — tự động điền từ hộ gia đình, có thể chỉnh sửa; kèm mã giảm trừ và mã mức hưởng BHYT.
7. Xác nhận thu tiền & chứng từ — tổng tiền phải đóng, upload chứng từ (kéo thả hoặc click, hỗ trợ JPG/PNG/PDF, tối đa 10MB), ghi chú.
8. Tóm tắt D03 — khối xem nhanh loại hồ sơ, ngày hiệu lực, danh sách người tham gia.

Form hỗ trợ quét QR CCCD để tự điền nhanh thông tin cá nhân. Nút TK01 – Người này chưa có mã BHXH sẽ tự động mở khi khách chưa được cấp mã.

1Tab "Hộ gia đình"

Liệt kê toàn bộ hộ gia đình đang quản lý. Bảng gồm các cột:

• STT, Chủ hộ, Địa chỉ, SĐT.
• Số TV — tổng số thành viên trong hộ.
• TV có BH — số thành viên đang tham gia BHXH/BHYT.
• NVT — nhân viên thu phụ trách hộ đó.
• Thời điểm liên hệ, Nguồn — thông tin tiếp cận.

Thanh công cụ có: Thêm hộ mới, ô tìm kiếm theo tên/SĐT, Xuất File, Nhập File (import hàng loạt).

2Thêm hộ mới

Nhấn Thêm hộ mới để mở form gồm 3 khối chính:

• Thông tin quản lý — chi nhánh, địa bàn, nhân viên thu (tự động điền theo tài khoản đang đăng nhập).
• Thông tin chủ hộ — hỗ trợ quét QR CCCD gắn chip để tự động điền họ tên/ngày sinh/địa chỉ; gồm họ tên, CCCD, ngày sinh, giới tính, SĐT, email, mã BHXH, địa chỉ thường trú (tỉnh/xã/địa chỉ cụ thể), ghi chú.
• Danh sách thành viên — chủ hộ tự động là thành viên #1; nhấn Thêm thành viên khác để bổ sung người thân.
• Thông tin tiếp cận & phân loại — mức độ ưu tiên, nguồn dữ liệu, thời điểm thuận tiện liên hệ, ghi chú tiếp cận.

Cuối form có khối Tóm tắt hiển thị tóm tắt dữ liệu đã nhập và danh sách trường bắt buộc còn thiếu (nếu có). Nhấn Lưu hộ gia đình để hoàn tất.

3Tab "Cá nhân"

Liệt kê các khách tham gia độc lập (chưa gom vào hộ). Bảng có các cột: STT, Họ và tên, CCCD, Ngày sinh, Giới tính, Số điện thoại, Email, Địa chỉ. Có phân trang và ô tìm kiếm theo tên, mã KH, CCCD, SĐT.

4Thêm cá nhân mới

Form tương tự "Thêm hộ mới" nhưng gọn hơn — không có khối thành viên. Các trường chính:

• Thông tin quản lý (chi nhánh, địa bàn, NVT).
• Thông tin cá nhân (hỗ trợ quét QR CCCD): họ tên, CCCD, ngày sinh, giới tính, dân tộc, SĐT, email.
• Hộ gia đình — dropdown liên kết nếu cá nhân thuộc một hộ đã có.
• Đã có sổ BHXH — checkbox; nếu có thì hiện thêm mã BHXH, sổ KCB, hạn thẻ.
• Địa chỉ thường trú, địa chỉ khai sinh, địa chỉ liên hệ (mỗi loại có Tỉnh/Xã/Địa chỉ cụ thể riêng).
• Trạng thái Bảo hiểm — 4 trạng thái: Chưa tham gia, Đang xử lý, Đang có BH, Hết hạn.

1Tìm kiếm & lọc hóa đơn

Thanh công cụ gồm ô tìm kiếm theo số hóa đơn hoặc mã nội bộ và nút Lọc để áp dụng.

Bảng danh sách có các cột: STT, Số hóa đơn, Mã nội bộ, Số hồ sơ, Tài chính, Trạng thái, Thao tác.

2Tạo hóa đơn theo hồ sơ

Nhấn nút Tạo hóa đơn theo hồ sơ ở góc phải thanh công cụ — hệ thống mở modal cho phép chọn hồ sơ bảo hiểm chưa có hóa đơn từ dropdown. Sau khi chọn, nhấn Tạo hóa đơn để hệ thống tự động sinh hóa đơn kèm số tiền từ hồ sơ.

3Thao tác trên hóa đơn

Mỗi hàng trong bảng có cột Thao tác với các nút chức năng (xem chi tiết, in, hủy, đồng bộ…) tùy theo trạng thái hóa đơn. Nhấn vào biểu tượng tương ứng để xử lý.

1Công nợ NVT

Báo cáo tổng hợp công nợ của nhân viên thu theo kỳ. Bốn chỉ số đầu trang:

• Nợ đầu kỳ — tổng nợ tồn từ cuối kỳ trước.
• Phát sinh tăng — nợ phát sinh trong kỳ hiện tại.
• Phát sinh giảm — nợ đã thu/đã nộp trong kỳ.
• Nợ cuối kỳ — tổng nợ còn lại.

Bảng chi tiết gồm: NVT, Chi nhánh, Nợ đầu kỳ, Tăng trong kỳ, Giảm trong kỳ, Nợ cuối kỳ, Hành động.

2Công nợ HH (hoa hồng)

Tương tự tab Công nợ NVT nhưng theo dõi công nợ hoa hồng phải trả cho nhân viên. Cùng 4 chỉ số tổng hợp (có kèm đơn vị đ) và cùng cấu trúc bảng.

3Bộ lọc chung

Cả hai báo cáo đều dùng chung bộ lọc:

• Ô Tìm kiếm — tìm nhanh theo tên NVT/đại lý.
• Từ ngày / Đến ngày — chọn khoảng thời gian (mặc định tháng hiện tại).
• Nút Lọc — áp dụng điều kiện.

Nhấn nút hành động ở cuối mỗi dòng để xem chi tiết giao dịch và lịch sử thanh toán của từng NVT.